Política de privacidad

Última actualización: 6 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales trata HVAC Core, con qué finalidad, dónde se guardan y qué derechos tienen las personas. Se rige por la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre protección de datos personales de la República de Panamá y su reglamento.

1. Quién trata los datos, y en calidad de qué

Aquí hay dos papeles distintos y conviene entenderlos, porque de ellos depende a quién hay que dirigirse:

En la práctica: si usted es cliente de una empresa de refrigeración y quiere saber qué datos suyos existen o pedir que se borren, la petición se dirige a esa empresa, no a nosotros. Nosotros la atenderemos a través de ella.

2. Qué datos se tratan

• De identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, dirección.
• De la operación: órdenes de trabajo, equipos, lecturas técnicas, materiales, horas trabajadas.
• Fotografías tomadas por el técnico en sitio, y firmas de conformidad del cliente.
• Técnicos de conexión: fecha y hora de acceso, dirección IP y tipo de dispositivo, para seguridad y diagnóstico.

No se trata información sensible —salud, origen étnico, creencias, datos biométricos— ni se piden datos de tarjetas de crédito dentro de la plataforma.

Ubicación del técnico, solo si su empresa la enciende. La plataforma incluye un seguimiento de posición que viene desactivado y que únicamente puede encender el titular de la cuenta de cada empresa cliente. Cuando está encendido: se reporta solo mientras el técnico tiene trabajo asignado ese día —nunca fuera de jornada ni en días sin trabajo—, el propio teléfono lo muestra con una notificación visible y permanente, el técnico puede consultar su propia posición reportada, y solo la ven los supervisores y administradores de su misma empresa. Se guardan coordenadas, precisión, velocidad y hora; el recorrido se elimina automáticamente a los 90 días. La decisión de usarlo, y el deber de informar a su personal, corresponden a la empresa empleadora como responsable del tratamiento.

3. Para qué se usan

• Prestar el servicio contratado: crear y despachar órdenes, generar informes, llevar inventario y cuentas por cobrar.
• Si la empresa enciende el seguimiento: mostrar a su despachador quién va en camino y resolver disputas de horario de llegada. No se usa para nada más.
• Autenticar a los usuarios y proteger las cuentas.
• Enviar correos operativos: invitaciones, restablecer contraseña, avisos de la cuenta.
• Diagnosticar fallos y mejorar la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales y contables.

No se usan para publicidad, no se venden y no se ceden a terceros distintos de los proveedores del punto 5.

4. Aislamiento entre empresas

Cada empresa cliente solo ve sus propios datos. Ese aislamiento no depende de la programación de las pantallas: está impuesto en la base de datos mediante políticas de seguridad a nivel de fila, que se aplican a toda consulta con independencia de por dónde llegue.

5. Dónde se guardan y con quién

Los datos se alojan fuera de Panamá, en servidores de proveedores de infraestructura ubicados en los Estados Unidos de América. Al usar la plataforma, la empresa cliente autoriza esa transferencia internacional, que se realiza con proveedores que aplican medidas de seguridad reconocidas por la industria.

Los proveedores que intervienen, y para qué:

• Supabase — base de datos, autenticación y almacenamiento de fotografías y firmas.
• Vercel — alojamiento del panel web y de esta página.
• Cloudflare — registro del dominio y direccionamiento.
• Resend — envío de los correos de la plataforma.
• Expo — distribución y actualización de la aplicación para teléfono.
• Anthropic — lectura automática de las placas de los equipos a partir de su fotografía.
• Google — medición de visitas a la página de presentación y al blog, solo si la persona lo acepta. No interviene en la plataforma.

Lectura automática de placas. La aplicación para teléfono tiene un botón, «Leer la placa y llenar», que extrae los datos técnicos de un equipo a partir de la fotografía de su placa. Funciona solo cuando el técnico lo pulsa: nunca se envía nada de forma automática. Al pulsarlo viaja una copia reducida de esa fotografía a Anthropic, únicamente para devolver marca, modelo, serie, capacidad, voltaje, refrigerante y datos eléctricos, que el técnico revisa y corrige antes de guardarlos. La fotografía original de la ficha no sale de la plataforma. Según las condiciones comerciales de ese proveedor, lo que se le envía por esta vía no se utiliza para entrenar sus modelos.

Si en el futuro se activan otras funciones de inteligencia artificial, esta política se actualizará nombrando a su proveedor antes de que la función esté disponible.

6. Cuánto tiempo se conservan

Mientras la cuenta esté activa. Si se cierra por falta de pago, los datos se conservan, se avisa al año por correo a la dirección registrada, y se eliminan 90 días después de ese aviso si no hay respuesta. La empresa cliente puede pedir el borrado antes.

El recorrido de ubicación del seguimiento de técnicos es la excepción con plazo propio: se borra solo a los 90 días de capturado, sin esperar al cierre de la cuenta. La última posición conocida se conserva únicamente mientras el seguimiento esté encendido.

7. Derechos de las personas

Conforme a la Ley 81 de 2019, toda persona puede pedir acceso a sus datos, su rectificación, su cancelación, oponerse a determinados tratamientos y solicitar la portabilidad.

• Si usted es usuario de la plataforma (personal de una empresa cliente), escriba a soporte@hvaccore.app.
• Si usted es cliente de una empresa de refrigeración que usa HVAC Core, diríjase a esa empresa: es ella quien decide sobre sus datos. Si no obtiene respuesta, puede escribirnos y la trasladaremos.

Responderemos dentro de los plazos que fija la ley. Si no queda conforme, puede acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

8. Seguridad

• Todo el tráfico viaja cifrado (HTTPS).
• Las contraseñas se guardan con funciones de derivación de clave; nadie —tampoco nosotros— puede leerlas.
• Las fotografías y firmas se guardan en almacenamiento privado, no accesible por dirección pública.
• El aislamiento entre empresas se impone en la base de datos (punto 4).
• Los cambios sobre permisos y usuarios quedan registrados.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera una brecha que afecte a datos personales, avisaremos a las empresas clientes afectadas y a la autoridad cuando la ley lo exija.

9. Etiquetas QR de equipos

Si la empresa cliente activa esta función, cada equipo puede llevar una etiqueta que, al escanearse, muestra en una página pública únicamente la ficha del aparato —marca, modelo, capacidad, refrigerante, ubicación— y las fechas de sus últimos servicios. No muestra el nombre del cliente, ni precios, ni el informe del técnico, ni nombres de personas. La función viene desactivada y solo la empresa cliente puede encenderla.

10. Cookies

En la plataforma (app.hvaccore.app) se usa almacenamiento local del navegador para mantener la sesión iniciada y recordar preferencias como el tema claro u oscuro. No se usan cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros, y la plataforma no está medida con Google Analytics.

En esta página de presentación y en el blog (hvaccore.app) se puede usar Google Analytics para saber qué artículos se leen y de dónde llegan las visitas. Analytics pone cookies, y por eso solo se activa si la persona lo acepta en el aviso que aparece la primera vez. Quien no conteste, o conteste que no, navega sin que se cargue nada de Google y sin que se ponga ninguna cookie suya.

Esa decisión se recuerda en el propio navegador. Para cambiarla basta con borrar los datos del sitio, y el aviso volverá a preguntar.

Además, quien pulsa «Iniciar sesión» deja de medirse a partir de ese momento: es alguien que viene a trabajar, no una visita que estemos intentando entender.

Analytics no recibe nombres, correos ni nada de lo que una empresa cliente guarda en la plataforma: mide visitas a páginas públicas, no cuentas.

11. Menores

La plataforma es una herramienta de trabajo y no está dirigida a menores de edad.

12. Cambios

Si esta política cambia de forma relevante, lo avisaremos por correo a las empresas clientes con al menos 15 días de antelación, y actualizaremos la fecha del encabezado.

13. Contacto

Jader Leon (COOLPACK) · RUC 8-NT-2-766210 DV 56
Vía España, Edificio Portobelo, Local 12, Corregimiento de Bella Vista, Distrito de Panamá, República de Panamá
soporte@hvaccore.app